Cinco claves para reuniones más productivas
Hace poco un reporte alertó que en Estados Unidos se pierden 37 billones de dólares anuales debido a reuniones improductivas. Esta cifra refleja una realidad que todos percibimos en nuestras organizaciones, pero que pocos nos atrevemos a cambiar. La falta de interés, la baja participación y la sensación de que nada relevante ocurre en estos encuentros, son algunos de los fenómenos que nos indican que estamos haciendo algo muy mal. En este artículo repasaremos cinco claves para aumentar la calidad y el bienestar de las reuniones.
La calidad de las reuniones
La vida de una organización se genera a través de conversaciones formales e informales. La calidad de ellas determina el rendimiento de los proyectos, los aprendizajes, las decisiones, las planificaciones y relaciones humanas. Es común creer que la acción tiene mucho más valor que la palabra, pero en realidad lo que hacemos depende del diálogo.
Si queremos que nuestras organizaciones evolucionen para abordar con éxito sus desafíos más significativos debemos preguntarnos cómo conversamos y encontrar herramientas que nos permitan desarrollar reuniones realmente productivas. En nuestra experiencia existen cinco aspecto claves que contribuyen a generar conversaciones de alta calidad:
Presencia
Escucha
Diálogo generativo
El rol del facilitador
Metodología
Repasemos uno por uno.
Presencia y concentración
Es muy común ver que en una reunión la gente tiene la cabeza en cualquier lugar menos en donde están. Los dispositivos móviles, y sobre todo los teléfonos, son elementos que distraen la atención e impiden una conversación fluida y productiva. Las personas no están presentes.
La falta de presencia se debe también a dos tipos de distractores: los sensoriales (ruidos, incomodidad por el espacio elegido, temperatura, entre otros) y los emocionales (miedos, angustias, ansiedad, rabia, por ejemplo). Si no hay presencia nada interesante puede ocurrir.
Para favorecer la presencia es importante iniciar la reunión preguntando a la gente qué es lo que está presente en cada uno permitiendo así que expresen lo que sienten y tienen en la mente desde el respeto y sin forzar nada. Sólo con reconocerlo genera que se conecten con un mayor nivel de presencia. También nos permite tomar conciencia de nuestro estado. Además, es clave establecer reglas claras para las reuniones: la duración y el no uso de dispositivos móviles, entre otras pautas.
Oír no es lo mismo que escuchar
Cuando muchos líderes nos consultan sobre cómo motivar o empoderar a sus equipos respondemos: “Escuchenlos”. Quien se siente escuchado percibe que tiene poder. Pensemos en nuestra propia experiencia ¿Qué nos pasa cuando somos o no somos escuchados por los demás?
No hay nada mejor que empezar una reunión escuchando lo que trae la gente en cuanto a necesidades y expectativas en vez de acaparar el micrófono imponiendo una agenda que muchas veces no está conectada con las urgencias reales de las personas o de la organización.
Muchos líderes sienten que los demás son simplemente “el auditorio” en las reuniones. Es una perspectiva tremendamente nociva porque lo único que se logra es generar un abismo entre el líder y el equipo. Escuchar es, sin duda, el mejor mecanismo para lograr condiciones para que la gente se involucre.
Diálogo generativo
Dialogar generativamente se trata de construir algo con los demás. Cuando salimos de una reunión viendo exactamente lo mismo que al ingresar a ella esto significa no hubo nada nuevo. Lo que realmente hicimos fue perder el tiempo. Si queremos crear valor e innovar necesitamos aprender a dialogar generativamente.
La llave que abre la puerta para el diálogo generativo es la escucha reflexiva. Esto significa recibir el mensaje para comprender y no para responder. Un indicador de que estamos en una conversación constructiva es que las personas no se pisan para hablar. Cuando interrumpimos estamos más centrados en lo que tenemos que decir que en lo que el otro está diciendo.
Escuchar para comprender nos ayuda a ver más allá de nuestro limitado campo de visión y a construir nuevas oportunidades. Nos ayuda a ir más allá del debate y de las posiciones rígidas para movernos hacia un mejor futuro.
El rol del facilitador
Un facilitador es la persona encargada de generar las condiciones para una conversación de calidad eliminando barreras. No está encargado de decir lo que se tiene que hacer ni hacia dónde ir. Es más bien un árbitro que vela por las reglas de juego como, por ejemplo, que nadie interrumpa al otro.
El facilitador permite clarificar el propósito de la reunión haciendo preguntas significativas y ordenando el diálogo. Así posibilita que el tiempo invertido valga la pena. No siempre es necesario contratar a alguien externo para llenar este rol. Puede ser alguien del equipo que se ha entrenado para la tarea.
Metodología
Existen muchos tipos de técnicas para desarrollar reuniones y conversaciones de calidad. Todo depende del objetivo que nos tracemos. No es lo mismo una reunión enfocada al aprendizaje que una reunión informativa. O encontrarse para abordar temas estratégicos que encarar los operativos. Una vez que identifiquemos el propósito podremos plantearnos cuáles son las metodologías más apropiadas. Saber la misión concreta de una reunión es el primer paso para que las mismas valgan la pena.
La metodología establece las reglas de juego, pero no por mera burocracia, sino para ganar agilidad. Es importante que el facilitador esté debidamente entrenado para esto. Las normas son fundamentales porque definen el marco. Al principio debemos prestarles atención hasta que se van internalizando, lo que permite que todo fluya con gran naturalidad.
Pensemos en un partido de fútbol o de tenis. Tener un marco y reglas bien definidas permite que cada jugador participe con creatividad dentro de lo establecido. Si no hay normas claras, el juego se hace torpe o inviable. Lo mismo pasa con las reuniones.
En Okara creemos que estas claves asisten a la evolución de las organizaciones, alcanzando la mejor versión de ellas y las personas que las hacen. Si deseamos iniciar este camino debemos preguntarnos: ¿Cómo nos sentimos en las reuniones de nuestra organización? ¿Percibimos niveles elevados de presencia o la gente está “en otra”? ¿Cuál es el nivel de participación en las reuniones?
Se dice que solo el 20% de los participantes utilizan el 80% del tiempo de la reunión ¿Sentimos que las reuniones son una pérdida de tiempo o no? ¿Estamos haciendo o no algo al respecto?
