Más allá del trabajo en equipo
De acuerdo al estudio Deloitte Human Capital Trends 2017, donde participaron más de 10 mil líderes empresariales de todo el mundo, la necesidad más importante en la gestión de las empresas es transformar sus estructuras organizacionales tradicionales en modelos más adaptativos. Para lograrlo, las recetas del siglo pasado no prometen buenos resultados y es preciso complementarlas con acciones específicas que empoderen a los equipos. En este artículo desarrollamos algunas claves de cómo hacerlo.
En la actualidad, la mayoría de las compañías siguen optando por esquemas y prácticas de la Edad Industrial no pudiendo responder y lidiar con el nivel de complejidad y exigencia del mercado actual. En la vereda de enfrente, existen organizaciones vanguardistas que modificaron sus estructuras rígidas y jerárquicas por modelos de redes y equipos autogestionados. Por último, un tercer grupo de compañías mantienen sistemas tradicionales en sus negocios centrales y desarrollan en paralelo pequeños equipos con autonomía para proyectos específicos de innovación y generación de nuevos productos.
La búsqueda de estructurarse en pequeños equipos para responder a las exigencias del mercado requiere de una dinámica diferente de trabajo que demanda mucha más colaboración. Excede lo que se entiende como “trabajo en equipo” obligando a desplegar una inteligencia colectiva y lograr que el todo sea mucho más que la suma de las partes.
Claves para adaptarse
Las propuestas tradicionales para mejorar el funcionamiento de un equipo ponen énfasis en desarrollar las capacidades del individuo: sus habilidades técnicas y sus habilidades blandas, más vinculadas con lo social e interpersonal. Esta búsqueda se debe complementar con sistemas de trabajo y herramientas adaptadas a esta nueva realidad que potencien la colaboración. Si no lo hacemos posiblemente no lleguemos al resultado que esperamos y sigamos sintiendo que las exigencias del trabajo superan nuestra capacidad de respuesta.
Desde Okara acompañamos a las organizaciones en implementar nuevas maneras de trabajar. Existen acciones puntuales que permiten a los equipos ser más flexibles a las demandas del presente y el futuro.
Asumir una mentalidad adaptativa
Encontrar el tamaño adecuado para el equipo
Definir estrategias sencillas y a corto plazo
Establecer una estructura (distribución de roles, responsabilidades, políticas y procesos)
Montar un proceso operativo adaptativo
Crear un espacio seguro de trabajo
Dar independencia a los equipos e individuos
Elegir herramientas que faciliten la interacción
Invertir en el desarrollo personal.
Veamos cómo funciona cada una.
Asumir una mentalidad adaptativa
Asumir una mentalidad adaptativa es el punto más relevante para desarrollar una dinámica acorde a las exigencias actuales del mercado. Estamos en un mundo de alta complejidad y cambio que limita nuestra capacidad de predecir y planificar a largo plazo. No significa que no debemos pensar y proyectar, pero debemos tener muy en claro adónde queremos llegar.
Será importante no definir en detalle el paso a paso hasta la meta y mantener en claro nuestro norte y propósito. También precisamos estar listos para revisar con más frecuencia los planes.
Encontrar el tamaño adecuado para el equipo
Un equipo enfocado en un proyecto o proceso de la organización debe tener entre 7 a 12 personas. De modo contrario, las reuniones pueden ser difíciles de administrar y se corre el riesgo de perder agilidad.
En Amazon, por ejemplo, tienen una regla a la que llaman The two pizza rule. Esta política limita la cantidad de un equipo al número de personas que pueda alimentarse con dos pizzas. Más allá de ese número se pierde productividad.
Definir estrategias sencillas y a corto plazo
Establecer prioridades a corto plazo permite revisar el proceso y mantener la energía del equipo enfocada en los objetivos.
Es ideal analizar cada 6 meses la estrategia para lograr un mejor rendimiento y adherencia de las personas involucradas con el propósito y misión de lo que están haciendo.
Estructura
Es muy importante tener bien en claro cuáles son los roles y las responsabilidades que se necesitan para llevar el proyecto adelante y luego decidir quiénes son las personas adecuadas para energizar cada rol. La regla debe ser la flexibilidad. Una persona puede tener más de un rol en el mismo equipo. También es importante definir algunas reglas básicas sobre lo que esperamos de cada integrante del equipo.
Una vez diseñada la estructura inicial, el equipo debería ser responsable de adaptarla conforme a las necesidades del proyecto. A diferencia de un enfoque tradicional, la revisión de la estructura debe hacerse al menos una vez al mes, momento en el cual cualquier miembro del equipo puede promover un cambio en cómo están organizados.
Montar un proceso operativo adaptativo
Es de suma importancia establecer un modelo de trabajo operativo que permita a quienes integran el equipo adaptarse a los cambios.
No debemos definir el plan en detalle anticipadamente sino liberar a quienes lo integran para definir las acciones y los proyectos que según su criterio son las mejores opciones para llegar a los objetivos.
Crear un espacio seguro de trabajo
El proyecto Aristotle fue un estudio realizado por Google para descubrir qué tenían en común los equipos de trabajo de alto rendimiento en el mundo.
Según el análisis de esta corporación, el factor principal es la creación de un espacio seguro para desarrollar la tarea asignada. Esto significa un lugar donde las personas sientan que son tenidas en cuenta y pueden contribuir con sus ideas sin tener miedo a ser ridiculizadas o castigadas.
Dar independencia a los equipos e individuos
Para que un equipo pueda adaptarse rápidamente es fundamental que tengan la libertad de tomar sus propias decisiones en lo estructural y operativo dentro del propósito asignado. Desde los espacios de gerencia o dirección podemos establecer objetivos, pero el equipo debe tener la posibilidad de decidir cuál es la mejor manera de alcanzarlos.
Es preciso que las decisiones del equipo sean en conjunto sin caer en la trampa del consenso. Para hacerlo existen muchas opciones para los procesos de toma de decisiones que pueden ser de ayuda. Lo importante es que cada integrante sienta la libertad de poder expresarse y ser escuchado.
Elegir herramientas que faciliten la interacción
En la actualidad, existe una gran cantidad de herramientas digitales que facilitan la comunicación en los equipos. Incluso hay organizaciones que están dejando de usar los correos electrónicos para sus comunicaciones internas y migran a herramientas disponibles y gratuitas como Asana, Trello, Yammer, Basecamp, Slack, GlassFrog, entre otras.
Otras herramientas muy prácticas son los tableros digitales como Trello. Estos espacios, al igual que los físicos, ayudan a visualizar el conjunto de tareas pendientes y a medir avances identificando cuellos de botellas, entre otras cosas.
Invertir en el desarrollo personal
A medida que el trabajo se va complejizando la colaboración toma mayor relevancia. Por ende, el número de interacciones entre colegas aumenta. Esto exige capacidades específicas de las personas involucradas:
Tener una buena capacidad de poder gestionar las relaciones interpersonales
Destreza en el manejo de conflictos
Comprensión y entendimiento de puntos de vista diferentes
Conocimiento de las limitaciones y fortalezas propias.
Sin desarrollar estas habilidades blandas, las diferencias entre integrantes trabarán la ejecución del trabajo.
Desde Okara nos toca ver muy de cerca cómo las formas habituales de trabajar en equipo van quedando obsoletas. Creemos profundamente que una importante ventaja competitiva para las empresas está en transicionar hacia modelos más adaptativos de gestión. Porque una empresa que no se adapta no sobrevive.
