Principios para gestionar conversaciones eficaces
Además de cursos, capacitaciones y charlas, desde Okara acompañamos a las empresas en el fortalecimiento de sus equipos y a que encuentren mejores maneras de gestionar su trabajo para desarrollar todo el potencial de sus integrantes. Hemos detectado que quienes obtienen un mayor rendimiento, sentimiento de pertenencia y compromiso son las organizaciones conscientes de cómo construyen sus conversaciones. En este artículo abordaremos algunos de los principios de cómo hacerlo.
Diálogos de calidad
Un factor determinante en la vida de las organizaciones es cómo manejan sus conversaciones. Todos los intercambios que necesitamos para coordinar nuestras acciones se dan a través de ellas. Por lo tanto, la calidad de los diálogos determina la calidad de lo que hacemos.
En muchas de las organizaciones a las que acompañamos reconocemos que existe un rechazo general a las reuniones. En algunos casos poseen un exceso de reuniones informales diarias para resolver problemas cotidianos y los encuentros planificados con anticipación son muy pocos.
En otros casos hay equipos que se reúnen como máximo una vez al mes y solo con fines informativos. Aquí la coordinación ocurre entre las gerencias de áreas y la general haciendo que las conversaciones entre las cabezas de los departamentos casi no existan. Esto genera compartimentos estancos donde se produce gran cantidad de descoordinaciones y tensiones entre las áreas.
El problema no es la frecuencia de las reuniones sino en cómo se administran las conversaciones durante los encuentros. De hecho, los escenarios anteriores nacen de una mala administración de estos diálogos fundamentales, un síntoma que varía dependiendo de la organización.
Lo común en todos los casos es que no existen las condiciones adecuadas para que se desarrolle la inteligencia colectiva. No significa que el trabajo quede sin hacer, pero sí que la producción no fluye. Todo se hace más lento, pesado y demanda más energía y esfuerzo. Al final se termina produciendo un enorme desgaste para las personas involucradas.
Existen muchas otras variables que afectan a cómo conversamos en nuestras organizaciones. No podemos reducir todo a una metodología para los encuentros de coordinación.
Principios y beneficios de las conversaciones eficientes
En Okara no creemos que exista un solo modelo o “la mejor práctica” para solucionar los problemas en las conversaciones de todas las empresas. Sí nos atrevemos a proponer algunos principios para ayudar a encaminarlas hacia un orden productivo más eficiente.
Como regla general debemos entender que existen distintos tipos de reuniones dependiendo del objetivo. Por lo tanto, el ritmo y la dinámica de cada una también debe ser diferente. En consecuencia, quienes participen deben hacerlo con la energía y mentalidad o mindset que se ajuste a las necesidades del encuentro. Si no tenemos en cuenta este lineamiento es posible que terminemos filosofando sobre un tema o tratemos una situación delicada de forma rápida y descuidada.
Teniendo en cuenta lo anterior, recomendamos hacer un mapeo de las reuniones que necesitamos como equipo y definir cuál es el objetivo de cada una, cuál es la estructura adecuada, cuál es la frecuencia necesaria y quienes participan.
Es conveniente organizar reuniones diferentes para los temas operativos y para los estratégicos. También podemos agregar encuentros orientados a la reflexión o retrospección que faciliten la generación de nuevas ideas.
Desde Okara creemos que con este ejercicio de administración de reuniones la organización ganará claridad sobre cada tipo de conversación y podrá coordinar mejor las tareas, aumentar la producción y generar mayor compromiso e iniciativa en sus equipos.
