Revolucionando las Reuniones: El Caso Willdom Paraguay
Bienvenidos al tercer artículo de la serie sobre la evolución organizacional. Este análisis explora cómo el rediseño de reuniones ha transformado la dinámica interna de Willdom Paraguay, una empresa paraguaya de consultoría informática que se ha convertido en un actor clave de la transformación tecnológica en Paraguay.
El Desafío
Willdom enfrentaba el reto de mantener su agilidad y eficiencia sin caer en la trampa de la burocracia. Algunos fundadores, a pesar de ocupar roles directivos, estaban profundamente involucrados en las operaciones diarias, lo que generaba tensiones en áreas críticas como la Gobernanza, la Estructura Organizacional y la Coordinación del Flujo de Trabajo.
La Búsqueda de una Solución Ágil
Conscientes de las trampas de los modelos de gestión tradicionales, los líderes de Willdom querían evitar prácticas que resultaran en burocracia y lentitud. Necesitaban una solución que preservara la flexibilidad y el dinamismo necesarios para seguir innovando sin perder eficiencia.
La Solución
El enfoque para Willdom fue clarificar los órganos de gobernanza, crear un organigrama basado en círculos y roles, y establecer dos tipos de reuniones fundamentales: reuniones tácticas y de gobernanza. Este rediseño no solo buscaba mejorar la coordinación del flujo de trabajo, sino también asegurar una integración armoniosa de todas las áreas de la organización.
El Valor de un Buen Diseño de Reuniones
Para implementar esta nueva forma de trabajar de manera efectiva, fue crucial contar con un diseño de reuniones bien pensado. Un diseño eficaz de reuniones puede ser transformador. En Willdom, se implementaron estas reuniones en todos los equipos, asegurando una conexión fluida y un flujo de trabajo eficiente. Las reuniones tácticas, con un enfoque dinámico y ejecutivo, incluyeron checklists, indicadores y un tablero de proyectos, permitiendo una clara asignación de responsabilidades y seguimiento continuo.
Implementación de un Modelo de Reunión Táctica
La reunión táctica es un encuentro regular y estructurado donde los miembros del equipo abordan cuestiones operativas para garantizar que el trabajo diario avance de manera eficiente. La reunión comienza con un breve "check-in", seguido de una revisión de métricas y proyectos para evaluar el progreso y detectar posibles problemas. A continuación, se realiza un triaje cuyo objetivo es procesar las tensiones de cada miembro del equipo, a través de la definición de próximas acciones y proyectos.
Proceso de Triaje en la Reunión Táctica
El triaje es el núcleo de la reunión táctica, donde las tensiones se procesan de manera eficiente para asegurar que el equipo pueda avanzar sin interrupciones significativas. El objetivo del triaje no es resolver completamente las tensiones, sino identificar el próximo paso más efectivo para abordarlas. Este proceso consta de varias etapas:
Presentación de la Tensión y Propuesta: El miembro del equipo que tiene una tensión la presenta brevemente.
Clarificación: Los demás miembros del equipo pueden hacer preguntas para entender mejor la tensión y la propuesta.
Identificación del Próximo Paso: El equipo decide cuál es el siguiente paso más efectivo para procesar la tensión. Los posibles próximos pasos incluyen próximas acciones, próximos proyectos, dar o pedir información, o acuerdos de gobernanza.
Asignación del Próximo Paso: Una vez identificado el próximo paso, se asigna a la persona o al rol correspondiente.
Comparación de Paradigmas en Función a las Reuniones
Viejo Paradigma: Reuniones largas y tediosas, dificultad para tomar decisiones, falta de claridad sobre los roles, agendas centradas en las necesidades del jefe, baja seguridad psicológica y escasa rendición de cuentas.
Nuevo Paradigma: Reuniones diseñadas con una metodología específica, enfoque en la acción y rapidez en la toma de decisiones, espacios seguros que fomentan la participación, distribución equitativa de la toma de decisiones, actitud proactiva para resolver problemas, y mayor colaboración y habilidades de comunicación claras.
Observación
En este artículo se detalla el modelo de reunión táctica aplicado a nivel operativo. En un próximo artículo, se explorará el modelo de toma de decisiones a nivel de gobernanza.
Resultados
La implementación de estas estrategias en Willdom ha generado resultados notables:
Mayor eficiencia en la gestión del flujo de trabajo
Mejor distribución de funciones dentro del equipo
Comunicación más clara y asertiva
Mayor participación e iniciativa de los colaboradores
Claridad sobre las conversaciones necesarias y los espacios adecuados para tenerlas
Mayor orden en la gestión sin caer en la burocracia
Estas mejoras han permitido a Willdom una mejor alineación con sus objetivos empresariales y su entorno, avanzando firmemente en su camino hacia una evolución organizacional efectiva y sostenible.
