Qué es la deuda organizacional y cómo eliminarla
La palabra “deuda” suele estar atada al ámbito financiero, pero las organizaciones también sufren por otro déficit que viene de la acumulación y la rigidez de sus políticas, sus procesos y sus estructuras. Se llama deuda organizacional, un lastre que a menudo intenta ser eliminado a través de grandes transformaciones que no alcanzan a dar flexibilidad y agilidad para enfrentar los desafíos de un mundo cada vez más complejo. En este artículo abordaremos cómo hacerlo de forma eficiente.
Adiós a la burocracia obsoleta
La estructura formal de una organización se refleja en sus papeles: el organigrama, las funciones de los cargos, los procesos y las políticas. Al no funcionar aislada del mundo esta planificación queda más tarde o más temprano desactualizada, no reflejando la mejor manera de trabajar.
Con el tiempo el desfasaje entre el contexto y la estructura acumula errores, vacíos, potencialidades no implementadas y demás vicios muchas veces ganados de un exceso de burocracia o, en el otro extremo, la ausencia de desarrollo de estructuras y procesos. Los equipos de trabajo empiezan a sobrecargarse, a repetir pasos de manuales sin real impacto en la tarea, y se les nubla la visión a maneras más simples de hacer.
La sobrecomplicación vuelve a las organizaciones más lentas y ajenas al pulso del afuera llevando a que pierdan oportunidades. Este déficit busca incesantemente ser eliminado, pero no todas las instituciones o empresas atienden el llamado. Y si lo hacen, recurren a recetas que ya no dan resultados.
El enfoque tradicional para eliminar la deuda organizacional
Existen varias maneras de reducir el déficit de una organización. En general, las aproximaciones suelen caer en grandes cambios estructurales apoyados en sistemas centralizados que la vuelven difícil de revisar. Se inician largos procesos de análisis y aprobación de las gerencias que pueden tardar años tan solo para unificar departamentos administrativos, de recursos humanos o consultorías, entre otros.
En nuestra experiencia como consultora encontramos dos problemas con este enfoque:
La frecuencia de los cambios: la volatilidad del contexto exige que las organizaciones puedan mirarse con más frecuencia, algo que la compañía de calzados Zappos hace perfectamente para evitar volverse obsoleta.
La centralización: revisar cómo funciona una organización, no importa el tamaño que tenga, debe ser un proceso posible, rápido y de impacto real que muchas veces está impedido por la distancia con los equipos de trabajo.
Cómo eliminar eficientemente la deuda organizacional
En Okara logramos construir cuatro consejos para enfrentar este problema.
Escalar: es aconsejable mudarse de un modelo lento y burocrático de grandes reestructuraciones que ocurren cada mucho tiempo a formatos más accesibles al análisis.
Mayor participación: si la búsqueda de revisión es centralizada se deben generar espacios donde escuchar las voces de las personas más involucradas en los procesos. Una buena opción es activar un programa que premie a quienes encuentren pequeñas inconsistencias en la estructura y propongan mejoras.
Descentralización: dejar que cada equipo defina su estructura y procesos dentro del alcance de su accionar. Existen modelos específicos que permiten lograrlo de forma ordenada y manteniendo los niveles de control necesarios para no causar daños a la organización.
Paciencia: es preciso no apurar una nueva política o sistema. Si una persona se equivoca o mete la pata no debe ser sancionada de forma inmediata. Las transformaciones necesitan tiempo y persuasión.
La deuda organizacional es un concepto al que hay que prestarle especial atención si se busca ganar agilidad para responder a las necesidades internas y externas. Como las recetas tradicionales ya no funcionan solo es posible eliminar este déficit si se invierte tiempo, recursos y maestría en formar equipos de alto rendimiento.
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